L’espace en ligne de Microsoft s’intègre parfaitement avec la suite bureautique de l’éditeur. Il constitue même la pierre angulaire de la version Web de ses outils. Il peut ainsi accueillir et faciliter le partage des documents conçus avec Word, Excel et PowerPoint.
Activez la synchronisation Office-OneDrive. Office 2016 peut sauvegarder à la volée des documents dans OneDrive. Ces fichiers sont dès lors accessibles depuis tout ordi connecté. Il devient par ailleurs facile de les partager avec des collaborateurs. Pour activer cette fonctionnalité, faites un clic droit sur l’icône OneDrive dans la barre des tâches et accédez aux paramètres. Dans l’onglet Office, cochez Utiliser Office 2016… puis la case située en haut de la section Conflits de synchronisation pour garder la main et décider de la version à conserver si un contact modifie le document.
Automatisez la sauvegarde dans le cloud. Connectez-vous à votre compte Microsoft si ce n’est déjà fait, puis ouvrez un document. Déroulez le menu Fichier, Enregistrer sous et optez pour la sauvegarde OneDrive.
Office mentionne l’adresse mail de votre compte sous l’icône OneDrive. Appuyez sur les touches Ctrl + S pour sauvegarder le document. Si vous avez installé l’appli OneDrive sur le PC, ce dernier doit apparaître dans le dossier Documents, l’icône en forme de nuage bleu mentionnant qu’il est sauvegardé sur le cloud et accessible uniquement lorsque vous êtes en ligne.
Accédez à vos documents de partout…Si vous êtes en déplacement et que vous souhaitez consulter un fichier enregistré sur le cloud, il suffit de disposer d’un ordinateur et d’une connexion Internet. Ouvrez un navigateur, connectez-vous sur le site Onedrive.live.com, cliquez sur Connexion et entrez vos identifiants Microsoft.
OneDrive affiche alors le contenu de votre disque dur virtuel. Vos fichiers Office se trouvent dans le dossier Documents. Si vous ne disposez pas de Word ou Excel en local, vous pouvez ouvrir et modifier vos documents avec la version online de la suite.
… et partagez-les à loisir. Le fait de travailler en ligne sur un document Office vous exonère de la corvée d’enregistrement. Tous les changements sont en effet sauvegardés en direct. Le mode Partager d’Office, disponible dans la version Online et dans Office 2013 ou 2016, offre la possibilité d’envoyer un lien de partage et de décider si les destinataires seront autorisés à modifier le document ou seulement à le consulter.
Les modifications apportées par chacun sont notifiées au moyen d’une bulle d’info. Si vous n’avez qu’un mobile sous la main, les applis Word, Excel et PowerPoint sont disponibles gratuitement sur le Play Store et l’App Store.
